みなさんは、「業務効率化」と聞いてどのようなイメージを持つでしょうか。
生成AIをはじめとしたテクノロジーの進化により、業務効率化の手段や選択肢は急速に広がる一方で、 「課題に対し、どんなアプローチが効果的なのか」「自組織は何から取り組むべきなのか」 と迷う場面も増えています。
今回のセミナーでは、業務効率化が思うように進まない要因と、管理職が業務効率化に対し、どのように向き合うべきかについてご紹介します。本記事は、
- 業務効率化をこれから進めていきたい
- AIツールを導入したものの、期待する成果につながっていない
- 現場の現状について、正しく認識できていない
上記の課題を持つ人事・管理職の方におすすめです。
業務効率化を妨げる要因
要因①：業務内容や経緯が複雑で把握しきれていない
昨今はビジネスモデルの変化が速く、リモートワークや中途採用の活性化によってこれまでの業務プロセスや全体像の把握が難しくなっています。 その結果、
- 業務が生まれた背景がわからない
- 変更後のリスクが読み切れない
- 業務変更への段取りや、関係者調整に工数がかかる
といった状況が生まれ、実施にあたる心理的ブレーキが生まれやすくなります。
要因②：本来望ましい業務姿勢が、結果として非効率を生んでいる
仕事を任された時、「顧客や上司の期待を大きく超えたい」「与えられた仕事には、責任を持って自分で進めたい」といった真面目なスタンスは、本来望ましいものです。
しかしバランスが崩れると、 期待を越えようとするあまり、不要な部分にまで過度に時間をかけてしまう自分で抱え込み、周りとの連携やシナジーが減るといった真面目さゆえの非効率を生み出している可能性があります。
要因③：従来のやり方を変えることへの心理的ブレーキ
人は積み上げたものを自ら手放す時、「せっかく作ったのに、もったいない」という心理が働きます。その背景には今までの業務の非効率を自覚する抵抗 「今の業務のやり方を変えたくない、今のままが心地よい」という変化への抵抗があり、 課題から目を背けず、向き合う姿勢と覚悟が必要になります。
難しさを打破するポイント
ではこれらの要因に対してどう対策をしていけばよいでしょうか？
要因①：業務内容や経緯が複雑で把握しきれていない
対策：現状を可視化し、対話する
「この作業無駄かもしれない」「これって本当に作業する意味あるのかな？」 等、現状に対し、感じていることを対話することで認識のズレを揃えることができ、 共通の目的に向けて動きやすくなります。 またメンバー全員が体制の見直しや検討など、業務効率化に至るまでのプロセスにかかわり当事者として考えることで、変化への抵抗を和らげる効果があります。
要因②：本来望ましい業務姿勢が、結果として非効率を生んでいる
対策：決めて断つ力（リーダーシップ）を高める
リーダーシップとは、目的に向けて人を動かす力のことを指します。 その際大切なのは、すべきことを絞り、やらないことを決める“決断”です。 短期業績と長期業績など、相反するものは一長一短であり、どちらも取ろうとするとどちらも中途半端になる可能性があります。そのため、目的に対して導入を検討・実行している施策・業務プロセスが適切かを定期的に見直し、決断していくリーダーシップが重要になっていきます。
要因③：従来のやり方を変えることへの心理的ブレーキ
対策：客観的な視点から現状を見直す
「自分のコミュニティのことは自分が一番わかっている」 そう思っていても、内部にいると本質的な課題を見失ってしまうこともあります。 その際、客観的な視点を随所に入れることで、 現状とゴールを正しく認識し、適切な軌道修正を図っていくことができます。
例えばAIで業務プロセスの可視化をしたり、 第三者からアドバイス・意見をもらったりすることで、 現状の課題や現場で本当に必要とされている施策がクリアになっていきます。
変化のともなう抵抗を前提にしつつ、業務効率化後のありたい状態を日々問い直すことが、業務効率化を前に進める第一歩となります。
まとめ
業務効率化とは、単なる業務削減や作業時間の短縮ではありません。
これからの組織にとって本当に価値のある業務は何かを見極め、その価値を高めるために、今の業務の進め方を見直していくことです。
そのためには、リーダーが業務効率化の目的を明確に示し、メンバーと共通認識を持ちながら進めることが大切です。一人ひとりが当事者として向き合い、「何を選び、何をやめるか」を考え続けることが、持続的な生産性向上の第一歩となります。
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登壇者コメント
業務効率化とは、単なる作業削減や自動化ではありません。
またツールを入れたら終わり、でもありません。
自組織にとって本当に価値のある仕事を見極め、その価値を高めるために、今の仕事の進め方を問い直すことです。さらに、決めたことに対して組織全体で変化の機運を作っていくことも求められます。
そのためには、現状を可視化し、対話し、何を続け、何をやめるのかを決めるリーダーシップがまさに求められます。AI時代の業務効率化とは、実は組織変革そのものであり、管理職のリーダーシップ開発そのものだと思います。
