飯田 桜" width="104" height="104">
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多種多様な研修を取り扱っております。
目次
「気づけば締切直前になり、慌てて対応している」「本当は手を付けるべきだと分かっている仕事ほど、後回しにしてしまう」―。忙しい日々の中で、こうした悩みを抱えている方はいらっしゃいませんか？
私自身も取り掛かるべきタスクを無意識に後回しにしてしまい、焦って取り掛かることがあり、今回タスクの優先順位付けを改めて見直してみようと思い、本メソッドを書いてみました。
業務が立て込むほど、人は目の前の対応に追われ、「今すぐ終わる仕事」や「依頼された順番」でタスクを処理しがちだと思います。その結果、成果に直結する重要な仕事や、将来につながる取り組みが後回しになり、常に時間に追われる感覚から抜け出せなくなってしまいます。本メソッドでは、こうした状態から抜け出し、重要なタスクを確実に前に進めるための考え方と実践ステップを整理します。
もし、タスクをついつい後回しにしてしまう方がいらっしゃいましたら、ぜひご一読ください。
なぜタスクを後回しにしてしまうのか
タスクが後回しになる背景には、「やるべきことが整理しきれていない」「何から手を付ければよいか判断できない」「手を動かす一歩目のイメージが明確に湧いていない」という状態があります。仕事の目的やゴールが曖昧なまま作業に着手すると、判断基準が持てず、結果として簡単な作業や緊急性の高い仕事に流されてしまいます。また、タスクが大きく抽象的なままだと心理的な負荷が高まり、「後でまとめてやろう」と先延ばしにしてしまう傾向も見られます。
着手の出発点は「目的」と「ゴール」の明確化
後回しを防ぐための第一歩は、「この仕事は何のために行うのか」「どの状態になれば完了と言えるのか」を明確にすることです。目的とゴールが定まることで、やるべきことと、今やらなくてよいことの線引きができるようになります。目的を取り違えたまま進めてしまうと、努力しても評価されない、手戻りが発生するなど、さらなる時間ロスにつながります。
それが積み重なると、本来は取り組みやすかったタスクすらも、取り掛かることへの抵抗感が増えたり、着手した後も思考に必要以上に時間をかけてしまい、さらなるタスクの遅れを生む状況に繋がりかねません。
忙しく時間が限られている中で取り組む時こそ、目的に立ち返り、重点的に何をアウトプットしないといけないのかを整理し、タスクの構造や思考をシンプルにしていくことが重要です。
タスクを細かく分解し、着手しやすくする
「やらなければならない」と思うほど手が止まる仕事は、多くの場合、タスクが大きすぎる状態です。仕事を15〜30分程度で完了できる単位まで分解することで、今すぐ取りかかれる行動が明確になります。作業が具体化されることで、短い空き時間を活用できるようになり、他者への依頼や分担もしやすくなります。タスクの細分化は、後回しを防ぐための土台となる行動です。
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重要度と緊急度で優先順位を可視化する
洗い出したタスクは、「重要度」と「緊急度」の2軸で整理します。多くの人は緊急な仕事や突然降ってきたタスクに意識を奪われがちですが、本来注力すべきなのは、成果や将来に直結する「重要だが緊急ではない仕事」です。期日に余裕のある重要な仕事から着手できるようになると、こだわる余力ができ、達成感や自信が生まれ、仕事への向き合い方にも余裕が生まれます。
スケジュールに組み込み、迷いをなくす
優先順位を決めても、行動に移せなければ状況は変わりません。重要なのは、タスクを具体的な日時に落とし込み、「考えなくても動ける状態」をつくることです。「時間が空いたらやる」ではなく、「この時間にこれをやる」と決めることで、迷いや先延ばしを防ぐことができます。集中力の高い時間帯と低い時間帯を意識し、作業を配置する工夫も有効です。
振り返りを通じて、自分なりの型をつくる
計画通りに進まなかった場合も、それ自体が失敗ではありません。実行後に「できたこと」「できなかったこと」を整理し、その理由を振り返ることで、次に取るべき行動が見えてきます。この振り返りを繰り返すことで、自分に合った段取りの型が蓄積され、タスク管理が習慣として定着していきます。
おわりに
タスクを後回しにしてしまうのは、能力や意欲の問題ではなく、仕事の捉え方や進め方の問題であることがほとんどです。目的とゴールを明確にし、タスクを分解し、優先順位をつけてスケジュールに落とし込む。この一連の流れを仕組みとして回し続けることで、忙しさに振り回されず、重要な仕事に集中できる状態をつくることができます。
今回のメソッドが、皆さんがタスクを後回ししてしまいそうな時の解決につながれば幸いです。
