特定非営利活動法人Learning for All 様

生産性を高め、リソースの最大化と有効活用を 
-多様性を活かし、社会にイノベーションを起こす-

※写真(左)株式会社NEWONE 代表取締役社長 上林 周平  (右)Learning for All 経営管理チーム マネージャー 栗本 恵理様

[導入サービス]
生産性向上コンサルティング

[実施概要]
人に仕事をアサインするのではなく、仕事に人をアサインするという世界観を実現するために、キーパーソンや社員へのインタビューを通じ、業務内容や工数を可視化。効率化できるポイントやプロセス改善のアドバイスを行った。

生産性向上が求められる理由


― 本日は、どうぞよろしくお願いします。改めてとなりますが、我々が今回ご支援させていただいた業務改善について、ざっくばらんにお話をお伺いさせていただければと思っています。早速ですが、Learning for All はどのような活動をされている団体かお聞かせいただければと思います。

栗本様:子どもの貧困、教育格差に向き合っている団体です。具体的な事業としては、学習支援事業と「子どもの家」事業を展開しています。 学習支援事業では、年間約250名の大学生をボランティア教師として採用・育成し、 困難をかかえる 小・中学生の子どもたちに対して、 学習支援を実施しています。「子どもの家」事業では、厳しい状況におかれた子どもたちの学びと育ちを保証する「第三の居場所」の拠点運営を担っています。いずれの事業も、子どもたちが生まれ育った環境により将来を左右されることなく、自分の可能性を信じ、やりがいを持って生きられる社会の実現を目指し活動しています。

― ありがとうございます。Learning for All で働いている職員の方は、どのようなバックボーンをお持ちの方が多いのでしょうか?

栗本様:現在、職員は12名、契約職員が6名、インターンが10数名という構成です。学生時代に当法人でボランティアをしていた人、教育業界から転職してくる人、全くの他業種から転職してくる人など、多様な人材が活躍しています。

― その人数で、これだけの事業を運営するのは、なかなか大変なことですよね。多様な働き方の方が多いと伺っていますが、そういった働き方の違い、例えば常勤や非常勤などによる難しさはありますか?

栗本様:正直、難しさはたくさんあります。常勤・非常勤の違いに加え、事業部ごとに休日も違います。また、それぞれの事業部の業務内容によって考え方や仕事の進め方も実に多様です。一方で、イノベーションという側面から見ると、多様性があるからこそ、様々なイノベーションが起きているとも言えます。また、どの事業部・ポジションにいる人も、全従業員が社会を変えたいという大きなビジョンを持っていることは共通していて、それもLearning for All の大きな強みのひとつになっていると思います。

― なるほど。多様性があるからこそイノベーションが起こる。そういう手ごたえがあるんですね。多様な人がいることで、育成という観点からも難しさがあると思いますが、どのような方針を掲げているのでしょうか?

栗本様:組織としての方針は、組織ビジョンとして掲げています。 1、全従業員が幸福な組織 2、現場から学び続ける組織 3、多様なあり方を受け入れる 組織 4、一人ひとり がプロフェッショナルな組織 です。 全従業員が互いの幸福を大切に思うこと、常に学習し続けること、多様性を力に変えること、業務においてはプロとして最良のアウトプットを出すことを意識しています。

― そうなんですね。今回、我々がご支援させていただいた業務改善ですが、それが必要だと思ったきっかけや、背景には何があったのでしょうか?

栗本様:まず組織ビジョンの「一人ひとりがプロフェッショナルな組織」を体現するために必要だと感じました。このビジョンは、全従業員がプロとして生産性高く業務を遂行する組織でありたいということを意味しています。限られたリソースのなかで、いかにアウトプットを最大化するか。インプットの時間が同じならばよりアウトプットの質を高める、アウトプットの質が同じならばインプットの時間をより短くする。このような視点を、全従業員が持つことが求められています。
また、この1年で民間企業からの転職者や育児と仕事を両立する職員などが増えたことも影響しています。働き方に対する価値観も多様化していくなかで、いかに「多様性を受け入れる組織」を体現するかを考えた時にも、やはり「生産性」がキーワードになりました。高い生産性が生み出す確かなアウトプットがあるからこそ、「多様性」が担保されるという考え方です。生産性なしに多様性だけを受け入れていては、おかしなことになりかねませんから。これまではベンチャー気質でやってきた面もありますが、組織が第二創業期にあたる今、このような考えから業務改善に取り組む必要があると感じ、ご支援をお願いしました。

業務改善から得られた効果とは?


― 業務改善をするにあたり、棚卸ししていただいた業務を拝見し、上林からアドバイスさせていただきましたが、その後、何か変化はありましたか?

栗本様:業務が棚卸しされたことで、改めて客観的に見ると「これは非効率だな」と認識できることがあったり、 これまで見えていなかったことが見えてきたという変化がありました。また、育成の面でもプラスの効果がありました。普段の業務のなかでは、特にルーチン業務などは改めて振り返ることが少ないですが、今回、どの業務にどれだけ時間をかけているのかを整理することによって、メンバー自身が生産性を意識することができるようになりました。
組織全体としては、それぞれの頭の中になんとなく入っているタスクや時間の管理が、一つの紙の上に可視化された ことで、時間短縮や効率化していける可能性が見えてきました。生産性の話を考える時に、とても重要な素材を提供いただけたと思っています。そして、それを定期的に見直すことを今後やっていかないといけないと思っています。

― 他に、具体的に廃止したことや、変えてみたことはありましたか?

栗本様:あります。経費精算に時間を費やしていることが可視化されたことで、精算のどの部分に時間をとられているのかを分析し、改善策を検討することができました。その結果、精算者個々人および経費担当者双方において大きな時間短縮を実現することができました。 また、他にも改善できそうなことがいくつかあるので、今後検討・改善していく 予定です。

― 今、まさに色々と改善を進めている最中なんですね。今回は、ご縁もありご一緒させていただくことになりましたが、NEWONEにお願いしようと思った決め手は何だったのでしょうか?また、お願いしてよかったことはありますか?

栗本様:上林さんとお会いして、この人ならお任せして大丈夫だなと思ったところです(笑)
経営管理の幅広く分かりづらい業務もすぐに的確に理解していただけて、余計な時間やストレスがかかることがありませんでした。 また、実際にやっていく中でも齟齬がなかったですね。
お願いしてよかったことは、2つあります。 1つ目は、業務の棚卸しや見直しを一気に進められたことです。いつかやるべきだとは思っていても、普段の業務に追われ、なかなか自分たちだけでは実施することができずにいたことが実施できました。 2つ目は、「この業務になぜこんなに時間がかかるのか?」など私からメンバーに直接聞きすぎると変なストレスを与えかねないことも、こうして外部からヒアリングしていただくことによって、とてもスムーズに把握できたことです。
また、私たちにとって日常の暗黙知であり、複雑化している業務を、外部の視点でキレイに整理いただけたこともよかったと思います。

― ありがとうございます。 この業務改善のコンサルを、他の人に紹介するとしたら、どんな人に紹介したいと思いますか?

栗本様:発展途上の組織の管理部門の方などにご紹介したいです。組織の規模はコンパクトな方が改善を進めやすく、またルーチン業務が多い方がPDCAを回しながら生産性を高めやすいと思います。 他には、人の異動が多い組織、シフト制で運営されている組織など、ひとつの業務を複数の人が引き継げるようにしておく必要がある組織には効果があると思います。

働き方改革が進む先に求められるものとは?


― 我々NEWONEは、本日お話にも上がった多様性やイノベーション、生産性を通じて、今言われている「働き方改革」の実現に向けて、組織や人がイキイキと働ける社会を作りたいという想いで、昨年立ち上げた会社です。今後もこのような生産性向上や、組織開発・人材育成をやっていきたいと思っているのですが、もっとこんなサービスがあったらいいとか、NEWONEへの要望や期待はありますか?

栗本様:何を成果として定義するのかが大事だと思います。 今回のように業務の棚卸しをした結果、どのくらいの工数が組織のコア業務に注がれているか、それがどう組織のKPI とつながっているかなどが、例えばシステムで可視化されていて成果が見える状態になるとすばらしいなと思います。 また、人員工数と配置を考える上で役立つサービスなどがあるといいなと思います。

― 働き方改革の中で、人に仕事をアサインするのではなく、仕事に人をアサインするという流れがある中で、少しずつ変化してきていますが、まだなりきれていないという中で、こんなサービスがあったらいいとか、こんな支援があるといいというものはありますか?

栗本様:仕事と人のマッチングサービスがあると良いと思います。 個人が持っているスキルや市場価値は、本人が正しく把握できていないことが多いです。 それが、プラットホーム上で数値として管理されており、自分の数値に合う仕事があれば自分を売りに行く、逆に企業側は空いている仕事に合う数値の人をみつけて買いに行けるようなサービスです。そんなサービスがあれば、もっと労働市場が流動化し、適材適所で活き活きと働ける人も増えるのではと思います。 また、SPIのように入社時に数値を測れるテストがあっても面白いと思います。

― おっしゃるとおり、マッチングやテストがあると、仕事に人をアサインする世界観がさらに加速していくと思います。栗本さんのように、育児をしながらお仕事をされる方から見て、こんなことが実現されるといいなと思うことはありますか?

栗本様:そうですね、フルリモートでもやりづらさを感じずに仕事ができるようになるといいなと思います。 子どもが急に熱を出した時など、自分一人だけリモートで会議に出ることがあるのですが、やりづらさを感じます。全員がリモートだとコミュニケーションが取りづらいという前提を全員が共有しているので、あまりやりづらさを感じませんが、他のメンバーが皆同じ場所にいて自分1人だけがリモートという状況ではとてもやりづらさを感じます。こちらからは相手の状況がみえず、また相手も私の状況を理解できていないのだと思います。お互いに違う立場、違う前提に立ちながらもスムーズにコミュニケーションがとれる仕組みがあると良いと思います。

― NEWONEは、まだ走り出したばかりの組織ではありますが、多様性やイノベーション、生産性を高めることで、日本の働き方改革をリードできるよう、そして、今後もお役に立ちできるよう邁進できればと思っています。これからもどうぞよろしくお願いいたします。本日は、貴重なお話をお伺いさせていただき、ありがとうございました。

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