#代表コラム

Web会議システムを使った双方向研修実施のポイント

(株)NEWONEの上林です。
働き方改革が叫ばれる中、集合研修というものに対しても問い直されることが多い今日この頃。
例えば、全国拠点から人が集合して行う研修も、交通費がかかることに加え、移動時間含めて多大なる時間がかかるものであり、労働時間削減の流れから何とかしたいという企業オーダーも多いです。

そういった中で出てくるのが、Web会議システムを使った形で研修ができないかというオーダー。実施をしてみると、通常の集合研修よりも良い点もあるなと感じる中で、改めてどのような点が大事か纏めてみたいと思います。

Web会議での研修に向いているテーマは


集合研修の良さは、一人ひとりの細かな反応をすべて捉えることができ、その反応によって関わることで、高い目的意識や学習効果を実現することにあると思います。

Web会議システムを使った研修では、一人ひとりの本当のモチベーションは把握することができない点が、進める上で難しいことです。

そのため、Web会議システムが向いているテーマとしては、様々な学習項目を用意した階層別研修というよりも、「メンター研修」「OJTトレーナー研修」「長期にわたる次世代リーダープログラムの中間フォローアップ」「組織開発の中間フォローアップ」のようなものが向いているかと感じます。

主な要件としては、
・参加者から見て、テーマがハッキリしているもの
・研修を通じたアウトプットが明確で、実施目的に連動しているもの
・他参加者がどのような状態かを把握することが、参加者の推進にプラス影響があるもの
・シンプルなテーマであるため、短い時間(1時間〜3時間)で実施可能であるもの
というところでしょう。

グループワークが難しいWeb会議での研修


Web会議システムでは、グループワークの運用が難しいという点が特徴としてあります。関係性がそれほど出来ていない中での議論は、ストレスを感じる場合も多いし、相手の細かな反応が見れないことで、相互のフィードバックや深い質問を行うことが難しいものです。

そういったグループワークならではの学びの深め方が実施し難い中で、Web会議システムでの研修では、一人ひとりの状況を把握していき、それを活用したアプローチをすることが、学習効果を高める上で大事です。

機能面では、大きく3つあって、

1. 投票機能

周りの人が何を考えていて、それと対比して自分は何を考えているのかを把握することは単独の学習ではなく、Webとはいえ集まることのメリットです。
「〇〇に取り組むことは自信があるか(5段階のレベルでお答えください)」「大きく4種類の打ち手パターンがある中で、自分が行うのはどれか」というような選択肢を提示し、リアルタイムで全員が状況を把握することは、他者比較と自己内省の観点から学習効果があると感じます。

2. リアルタイムチャット機能

各人の思っていることをチャット機能で書き出すことは、自分以外の人が何を考えているかを瞬時に把握する上でメリットがあります。
「本日の参加目的は何ですか」「●●なシーンにおいて、自分ならばどのようなアプローチをしますか」という問いに対して、各人の考えが羅列されることは、自分にはない発想を身に着ける上でとても効果があると感じます。さらに、発表者が「誰」であるかがわかる設定でチャットをすると、一人ひとりの考え方もわかります。

一方で、問いに対して、チャットスタイルで返答できる量は多くないというのが注意すべきであり、その点は、回答しやすい(短い文章でも他の人の学びがでる)問いを出すことがファシリテーションをする上で、おさえるべきポイントです。

3. 口頭による発表

ファシリテーターが全員に話す一方で、随所に、特定の人を指名し、全員に考えを発表する機会を作ることは、双方向感を醸成させるメリットがあります。

ずっと一人で画面に向き合っていると集中力が落ちてきたり、他の人の存在を感じられなくなるので、この機会は大事です。一方で、これが多すぎると、間延びが起こったり、学習効果ではなく、双方向のためにやっているような場になるため、タイミングを見極めて、行うことが重要です。

この3つの機能を駆使することが、グループワークの実施が難しいWeb会議システムでの研修において、場に惹き付け、学習効果を高める上で、大事になってくることです。

Web会議システムでは個別に入り込みすぎず、その代わりに


Web会議システムでの対話で難しいのは、一人にフォーカスしすぎると、それ以外の方の状態が見えづらく、集中力が途絶える可能性があることです。

集合研修であれば、誰かの意見に対して、「それはなぜですか」「●●という考え方もあると思いますが、どうですか」というような掘り下げをすることで、本人だけでなく周りにも学びを深めることができますが、Web会議システムであると、全員に同じような効果が得られるとは言えない難しさがあり、掘り下げすぎることは避ける方が望ましいとも言えます。

したがって、大勢でのWeb会議は、意識改革のような内面を掘り下げるようなものはあまり向いていないです。一方で、Web会議システムの場合、チャット機能の意見がログで残るため、多様な意見を可視化して見ることや、事後にも振り返って見直すことが容易であり、その良さを生かした深め方を選択していくことが大事です。

まとめ:狙いを定めると、集合研修よりも高い効果に


Web会議システムを使った研修は、テーマによっては、狙いを定めると集合研修よりも高い効果になります。
そのため、ファシリテーション技術は問われますが、集合研修と組み合わせることによって、投資予算やコストを削減し、効果を高めることは可能であると思っており、これからの時代に挑戦していくべき内容であると思っています。

我々NEWONEは、new one(新しい価値)を生み出し、提供することを使命としており、これからも、次の時代を見据えた取り組みに精進していきたいと思います。