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多種多様な研修を取り扱っております。
こんにちは！NEWONE内定者の棚橋（24卒）と申します。
このインタビュー記事は、会社の組織風土に染まりきってない内定者が、NEWONEに当たり前に存在する良い文化・仕組みを紐解く企画です。
第12回目のテーマは「Front Desk」で、鈴木はるかさんにインタビューさせていただきました。
ーFront Deskとはどのような業務ですか？
鈴木：分かりやすくいうと営業事務で、対外的業務と対内的業務に分けられます。対外的業務は、お客様との打ち合わせや研修の日程をメールや電話を通して調整することなどが当てはまります。対内的なものは、ファシリテーターの方の案件ごとの契約書面や、クライアントへの請求内容の確認など、事務対応を、HRP（HR Pertner・営業）に代わって担当しています。
ーこの業務が始まった経緯を教えてください！
鈴木：NEWONEに入社して2年くらい、営業もしていました。会社の体制が整っていくうちに営業人員に余裕が出たため、大きな案件を担当するHRPのフォローに回るようになり、訪問に同席したり、場合によっては研修運営を代わりに行っていました。次第に、「大きいクライアントに限らず仕組化したら全クライアントに導入できるのではないか」という話が出始め、仕組化できそうな業務から引き剝がしていきました。HRPが時間をかけるべき仕事は、事務面ではなくお客さまに対する価値をいかに上げられるかというところなので、生産性を上げ、より質の高い価値提供ができるような体制を目指して整えてきました。
ー鈴木さんがFront Deskとして従事される中でやりがいに感じることはありますか？
鈴木：私としては、HRPに対して「Front Deskのおかげで楽になったでしょう？」というつもりはなく、「気付いたら1,2年前と比べて良い方向に変化していた」という方が好きです。そのため、工数管理ツールを見てメンバーの生産性が上がっていることを実感すると「やってよかったのかも」と感じます。
ーFront Deskとして仕組みを運用するうえで意識されてることはありますか？
鈴木：社員の負担が一番少ない方法を選択することです。Front Deskのミッションは生産性を上げることなので、HRPの工数が減る、もしくは変わらない方法しか選びません。仕組みを導入するにあたってFront Desk側も労力がかかりますが、HRP側も慣れ親しんだ方法を変えるのは大変なので、なるべく負担を感じないまま「いつの間にか適応している」という状態が理想であると考えています。
ー業務の仕組化を進めたことで生まれた社内の変化はありますか？
鈴木：工数観点でいうと、Front Desk導入当初、会社全体で調整にかかる工数が年間で550時間程減りました。また、最近は、Front Deskを活用しているメンバーの方が比較的早く帰ったり、新規顧客獲得の動きが多かったりという傾向が出てきているように感じます。
ー最後に今後の展望を教えてください！
鈴木：早ければ来期（2024年9月）には1ユニットに1人の専属Front Deskをつけたいと考えています。HRPは顧客の属性が様々で個人戦のような動きも多いので、それぞれのやり方が存在します。現在は私1人でFront Deskを担当していますが、今後は他のバックオフィスメンバーに引き継いで専属のFront Deskとすることで、HRPのそれぞれのやり方に合わせた方法でサポートしていきたいです。
