#コラム

テレワークマネジメントで求められる新しいタスク管理法とは何か?

こんにちは。NEWONEの坂本です。

弊社では現在、基本的に週に2回出社、残りがテレワークという形になっていますが、テレワーク下でも、チームの一体感を保ちつつ、1人ひとりの仕事の精度を高めるためのマネジメントをどうしているか、について一部の例を紹介したいと思います。

先日、テレワークを導入している企業の約300人の管理職を対象にアンケートを行いました。
その結果、テレワークの導入で、約7割の管理職が自部署のパフォーマンスが“高まったとは言えない”と感じており、特に、テレワーク下でマネジメントをするにあたり、難しいと案じる点としては、①チームの一体感の醸成、②ひとり一人が「働いているか」管理することがトップ1.2として上がりました。

テレワークで活躍するために必要な能力とは?
~管理職に聞いたテレワークの実態と活躍する人の特徴~
https://new-one.co.jp/research/n-005/

確かに、物理的な空間を共にできない以上、お互いの空気感を共有したり、部下がPC前で固まっているときに「大丈夫?」と声をかけたりすることが難しくなってきます。

一方こんな事例はどうでしょうか。

・テレワーク中も部下が仕事をしているか把握するために、ランダムで部下が閲覧しているPC画面のスクリーンショットが上司に送信される
・休憩に入るときには「休憩中」というボタンを押し、それが1秒単位でカウントされる

実際にニュースで取り上げられていましたが、こういった企業もあるようです。
皆様はどう感じますか?(高いパフォーマンスを発揮できそうですか?)

いくら管理が難しいとはいえ、これでは信頼関係が成り立ちませんし、部下側の気持ちとしても、上司や顧客の期待を超える良い仕事をしようという気にならないのではないかと、個人的には感じてしまいました。

上記のように、「監視」でもなく、かと言って「放置」でもなく、テレワーク下でチームの成果を最大限高めるためにどうしたよいのか、と悩むマネジャーにおすすめなのが、「Jooto」というタスク管理ツールを使った「会議改革」です。
結論を先に述べると、Jootoを使った会議(=Jootoミーティング)は、物理的な職場に変わるあたらしい「つながり」を生み出す場となります

私のチームでも、テレワーク下で実際にこれを取り入れていますが、

・メンバーが「どこ」で止まっているのかが分かる
・チーム内の助け合いやナレッジシェアを促しやすい
・タスクの抜け漏れを防止しやすい
・チームとしての優先順位の高いタスクに工数をかけてもらいやすい

という「管理したい」マネジャー側の視点に加え、

・タスクを介したコミュニケーションがしやすく、工数的にきついメンバーの担当者を変更するなどが容易にできる
・「仕事の進め方」における改善点を、メンバー自身で見つけやすい
・チームの他の人の動きが見えて、「頑張ろう」や「助けたい」と思う

というメンバー側のメリットもあります。

しかし、そもそもタスク管理ツールの、活用の一番の障壁は、「全員が正しく入力しないと機能しない、面倒臭い」というブレーキがあることだと思います。

こういったツールを導入したもののうまく使えなかった、という経験はありませんか?
Jootoには、これを乗り越える2つの特徴があります。

1. つい触りたくなるデザインと直感的な操作性

タスク管理ツールは様々ありますが、外国製のものだとどうしても日本人になじまないデザインだったりすることがあると思いますが、Jootoは設計・開発に日本人が携わっているので、その辺りのストレスがまったくありません。また、タスクが発生したらそれを「タスクカード」として入力し進捗を管理するカンバン方式なのですが、タスクカードを完了ゾーンに動かす快感がすごいのです。

余談ですが、行動デザインの観点でいうと、「目的」と「手段」が人の行動の中で関係が逆転することはあるようで、たとえば新しいカメラを買ったから旅行に行きたい!みたいに思うことはありませんか?
普通は旅の思い出を楽しむためにカメラを買うわけですが、撮影を楽しみたい、新しい被写体に出会いたいという目的のための手段として旅行が誘発されるというわけです。
「本を持って、旅に出よう」という文庫のキャンペーンもありましたよね。

今回のJootoも、本来の目的は「タスクを見える化し、正しく管理すること」ですが、タスクカードを作って「完了リスト」に移動させる快感や、進捗チェックリストにチェックを入れて進捗実感を持ちたいために、「タスクを入力したい」「仕事を進めたい」という気分にさせる、そうさせるだけのUIになっています。

2.“コミュニケーション”を前提としたタスク管理ツール

冒頭で、おすすめなのは「Jootoを使った会議改革」とお伝えました。Jootoは対面(オンライン)でのミーティングも含めた利用を推奨しており、チームミーティングと合わせて使うことでより効果的です。

Jootoの共通の画面を見ながらミーティングをすると、オンライン環境であってもメンバー全員が集結する「職場に変わる仮想空間」ができます。

「今、あいつは何の仕事をしているんだろう」
「誰に余裕があって、誰に余裕がないのか全く見えないな、、」と困っているマネジャーも、このミーティングがあると一気に全員の状態が「見える化」されます。

しかし、一番大事なポイントは監視であってはならないこと。あくまでメンバー側からの自発的な貢献欲求を引き出すということです。

メンバのタスクが見える化されていると、マネジャーの方が、Jootoミーティングで「●●して」と指示するのではなく、「今、見えているタスクの中で、困っているところはある?」

「●●の進捗が30%のようだけど、これを上げるためにできることがある?」という、問いかけのセリフに変えやすくなります。こういうセリフにするだけで、メンバーの「自己決定感」が高まり、エンゲージメント(自発的な貢献欲求)が高まります。

Jooto ミーティングでマネジャーがうまくファシリテートできると、メンバー側も仕事にオーナーシップを持ち、前向きに進めるスタンスになっていきやすいので、もはや細かく監視することなく、メンバーが自発的に入力作業をしてくれるようになり、最終的にはどんどん管理が楽になるというわけです。

 

そもそもそタスク管理の真の目的とは、メンバーが成果に対して(マネジャーが管理しなくても)自律的に行動するようになることです。

そして、自律的に行動するには、このタスクをやる意味やチーム全体にとってのタスクの位置づけがわかっていたり、困ったら助けてくれる仲間がいてくれることの安心感があることがとても重要です。

そうした意味で、冒頭に述べたようにJootoミーティングは、物理的な職場に変わるあたらしい「つながり」を生み出す場となるのです。

もちろん、上記のようにタスク管理ツールをチームでうまく使っていくには、マネジャーの方々の意識・行動が大切ですし、ファシリテーション力も求められます。

Jootoとコラボした「リモートマネジメントプログラム~タスク管理編~」では、そういったマネジャーの意識変革や使い方のイメージを沸かせるパートもございます。
私自身、Jootoというプロダクトのファンなので、ぜひ一度使ってみて、コロナ渦で悩んでいるマネジャーの皆様のお役に立てると嬉しいです。