事務職向けの研修設計で大切な3つのポイントとは？

最近、事務職の皆様向けの研修でご相談をいただくことが非常に増えています。
その背景には、従来の一般職、総合職の区分の廃止や、DX化に伴い、事務系の職種に期待される業務内容や役割が多様に変化していること等が挙げられます。

今回は、事務職向けの研修設計で押さえるべきポイントを3つご紹介します。

①研修の入り口で自己効力感を高める

各社様とお話しする中で、事務職の皆様の課題感として、「会社全体の役に立つ素晴らしい仕事をしているにもかかわらず、普段感謝や承認をされる機会が少ない」、「事務職の皆様自身、自分が会社に貢献できている自信を持てていない」、といったお声があります。

会社や上司としては、事務職にこれまでよりもレベルアップした役割や業務を期待しているけれども、事務職の皆様が受け止めきれない、そんな状況もあるかもしれません。

まずは、研修の入り口で自己効力感を高めるために、自分の過去の経験やキャリアを振り返りながら、自分の普段のがんばりや、素敵なところに目を向ける時間を取ることが重要です。

②期待される役割を自分の言葉で言語化する

等級定義上の役割を自分の言葉で解釈し、言語化するプロセスを設計することが大切です。
等級定義で定義される役割は、多くの人に当てはまる形式的な文言ですが、自分なりの解釈を加えることで、自分らしい役割を定義することで、前向きな気持ちになれます。

例えば、
「この役割定義を日常業務に紐づけて解釈しようとするとどうなるだろうか？」
「日常のこのシーンをイメージするとどんな行動ができそうか？」等、
考えやすい問を投げて、思考を促すことが大切です。

自分の言葉で解釈することで、具体的な行動イメージにつながり、日常業務の中で自分に期待されている役割を踏まえた行動につながるでしょう。

③スモールステップの行動を促す

劇的な行動の変化を促すよりも、まずはスモールステップでの行動を促すことが重要です。

特に、事務職の方々の傾向として、保守的で挑戦することに臆病な方も多く、「変わりましょう」とストレートに伝えると、プレッシャーに感じてしまう可能性が高いです。

劇的な変化を期待するのではなく、まずは小さめの一歩目を踏み出す後押しをすることが効果的です。
例えば、職場で笑顔で挨拶をしてみる、話しかけやすい雰囲気作りのために自分から話しかける頻度を増やす、等、ちょっとしたことからはじめて、上手くできたことをお互いに承認しあうことが大切です。

周囲から見るとちょっとした変化であっても、本人にとっては案外大きな一歩かもしれません。
何か新しい行動をしたり、これまでの行動を変えてみたりできたときは、お互いに心から承認し合うことで、自己効力感のさらなる獲得にも繋がります。

今回は、事務職向けの研修で押さえるべきポイントを3つ紹介しましたが、案外大切なことは、「研修を実施する理由」を正しく伝えることかもしれません。研修慣れしていない事務職の方々は、研修に対して、不安や緊張の気持ちを持ちながら参加します。

研修冒頭で、「なぜこの研修をやるのか」を正しく伝えて、前向きに参加できるようなベースを整えることも大切です。まずは、「なぜ事務職向けの研修を実施したいのか？」、その目的から改めて考えてみてはいかがでしょうか。